Thực hiện các thủ tục hành chính từ rất lâu trong ý thức của người Việt là sự e ngại bởi những thủ tục phức tạp, nhiều gấp khúc khiến cho mọi người phải bỏ rất nhiều thời gian công sức. Khi nhắc đến thủ tục hành chính, không thể không nhắc đến ngành Thuế, bởi đối với mỗi doanh nghiệp và cá nhân nộp thuế thì khoảng thời gian thực hiện các thủ tục kê khai nhiều vô kể, có tần suất thực hiện nhiều lần…

Do đó, ngay từ khi thực hiện chiến lược hiện đại hóa, ngành Thuế đã xác định ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ cấp thiết, là chiến lược đối với công tác quản lý Thuế. Một trong những nhiệm vụ cơ bản mà ngành Thuế hướng tới là trở thành ngành cung cấp dịch vụ công vừa hỗ trợ công tác quản lý Thuế vừa hỗ trợ người nộp thuế trong việc thực hiện các thủ tục nộp Thuế.

“Bước ngoặt” trong triển khai ứng dụng phục vụ công tác quản lý thuế

Năm 2009 được đánh dấu như một bước ngoặt lớn của ngành Thuế khi luật thuế thu nhập cá nhân (TNCN) bắt đầu có hiệu lực vào ngày 1/1/2009 mà kèm với đó là có khoảng 15 triệu cá nhân trong diện phải thực hiện kê khai và nộp thuế này. Điều này cũng có nghĩa là Cơ quan thuế sẽ phải đối diện với thách thức xử lý dữ liệu, lưu thông tin và quản lý số người nộp thuế kể trên.

Trên thực tế, ngành Thuế đã nhanh chóng triển khai xây dựng ứng dụng CNTT đáp ứng yêu cầu quản lý Thuế TNCN từ cuối năm 2008. Hiện tại dự án đã hoàn thành chức năng đăng ký thuế qua cổng thông tin và triển khai chính thức vào ngày 3/6/2009. Khi đó người nộp thuế chỉ việc khai thông tin qua hồ sơ điện tử và gửi đến cơ quan thuế qua cổng thông tin www.tncn.tct.vn, trên cơ sở đó, cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ và cấp mã số thuế cho các cá nhân có hồ sơ kê khai đúng.

Tính đến nay ngành thuế đã cấp hơn 5 triệu mã số thuế TNCN cho cá nhân làm công ăn lương đăng ký thuế thông qua tổ chức chi trả thu nhập năm 2009, đồng thời tiếp tục chỉnh sửa ứng dụng, thực hiện các kế hoạch triển khai hạ tầng, thiết bị đáp ứng khi ứng dụng hoàn tất được triển khai vào đầu năm 2010 - khi đó người nộp thuế chỉ cần kê khai và mọi quy trình sẽ được xử lý thông qua mạng.

Năm 2009 cũng là năm mà ngành thuế tích cực triển khai ứng dụng tập trung cơ sở dữ liệu người nộp thuế tại Tổng cục, giúp cho cán bộ quản lý thuế có một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy, có “cái nhìn duy nhất” về đối tượng nộp Thuế. Tiến tới, ngành thuế sẽ xây dựng data ware house trong tương lai khi dự án hiện đại hóa Thuế được triển khai.

Bên cạnh đó, một loạt các ứng dụng khác phục vụ công tác quản lý thuế được tiếp tục nâng cấp và triển khai đáp ứng yêu cầu quản lý thuế như: Hỗ trợ người nộp thuế (ứng dụng QHS), Ứng dụng đăng ký thuế (Ứng dụng TIN), Quản lý và phân tích tình trạng nợ thuế (Ứng dụng QLN), Ứng dụng Quản lý hoá đơn thuế (Ứng dụng QLAC)...

Những ứng dụng hỗ trợ người nộp thuế

Thực hiện theo chiến lược cải cách hiện đại hóa của ngành Thuế đến 2010, từ những năm 2005 ngành Thuế đã bắt đầu triển khai các ứng dụng hỗ trợ người nộp thuế. Các ứng dụng này góp phần đẩy mạnh công tác công khai hóa thông tin ngành Thuế, cho phép doanh nghiệp tra cứu các văn bản pháp quy, các thông tư chính sách mới của ngành Thuế, góp phần nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền và hỗ trợ đối tượng nộp thuế (ĐTNT), nâng cao sự hiểu biết, tính tuân thủ và chấp hành đúng các quy định về Thuế của ĐTNT. Đồng thời giảm bớt nhân lực của cơ quan thuế trong việc hỗ trợ trực tiếp ĐTNT và tạo môi trường giao dịch văn minh hiện đại, đảm bảo chất lượng giao dịch, góp phần vào công cuộc hiện đại hóa ngành Thuế.

Một số ứng dụng chính đã được triển khai bao gồm:

- Ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu thông tin nghĩa vụ thuế (KIOS thông tin)

Phục vụ các ĐTNT chủ động tra cứu các thông tin tình trạng thuế, thông tin kê khai thuế, thông tin nộp thu, thông tin xử lý hồ sơ, các quyết định từ cơ quan thuế, tạo điều kiện cho các ĐTNT dễ dàng chủ động đối chiếu dữ liệu thu nộp Thuế với cơ quan thuế một các nhanh chóng.

- Hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế - mã vạch (Ứng dụng HTKK)

Đặc biệt việc triển khai phần mềm HTKK vào thực tế đã hỗ trợ doanh nghiệp kê khai tờ khai theo đúng quy định của cơ quan thuế, cập nhập kịp thời những thay đổi về chính sách, giảm các lỗi số học, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp; tiết kiệm thời gian cập nhập dữ liệu và xử lý tờ khai thuế, cung cấp số liệu kịp thời đầy đủ, chi tiết cho việc báo cáo… và mang lại nhiều lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp cũng như cán bộ thuế. Ví dụ, bộ phận  nhận tờ khai hàng tháng ở chi cục Thuế thuộc Hà Nội trước đây cần có 4 người/ tổ và xử lý được khoảng 200 hồ sơ một ngày, đến nay sau khi triển khai ứng dụng HTKK thì chỉ cần 1 người có thể tiếp nhận và nhập vào máy tính được khoảng 250 hồ sơ một ngày. Qua ví dụ này có thể hình dung được lợi ích khi triển khai ứng dụng HTKK.

- Trang Thông tin điện tử ngành Thuế (www.gdt.gov.vn)

Trang thông tin điện tử của ngành hiện đã cung cấp các dịch vụ cho Người nộp thuế như sau:

• Nhóm các dịch vụ hành chính công như: Giới thiệu Ngành thuế, văn bản hướng dẫn về thuế, giải đáp về thuế, tra cứu Thông tin về Người nộp thuế....
• Nhóm các dịch vụ công trực tuyến khác gồm: Tin tức, quảng cáo...

Hệ thống trang thông tin điện tử ngành thuế hiện  gồm tran internet để tất cả người dân có thể tra cứu được, ngoài ra có các trang tin nội bộ ngành thuế, cho từng Cục thuế do các đơn vị tự biên tập tin tức, nội dung phù hợp với nội dung của đơn vị mình:

• Trang Internet:

      - Trang thông tin điện tử của ngành trên internet tại địa chỉ: http://www.gdt.gov.vn

      - Điểm hiện diện của Cục thuế trên trang internet của ngành

• Trang Intranet:

      - Trang nội bộ ngành: www.tct.vn

      - Trang nội bộ Cục thuế: www.xxx.tct.vn (xxx: mã Cục thuế)

      - Trang quản trị cấp Tổng cục: www.tct.vn/gdtCMS

      - Trang quản trị cấp Cục: www.tct.vn/gdtCMS

Năm 2009 còn là năm đánh dấu bước chuyển biến mới của ngành Thuế trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho người nộp thuế đó là việc xây dựng và triển khai thí điểm hệ thống nộp tờ khai Thuế qua mạng. Việc triển khai thí điểm hệ thống này cho thấy cơ quan thuế đã giảm bớt hẳn áp lực khi nhận tờ khai trực tiếp (đặc biệt trong các thời điểm kê khai hàng tháng, hàng quý), đồng thời góp phần vào công cuộc cải cách và hiện đại hóa các thủ tục hành chính, tạo sự gần gũi giữa cơ quan Thuế và Người nộp thuế.

Còn đối với doanh nghiệp đã tiết kiệm được khoảng thời gian quý giá và chi phí khi phải đến trực tiếp cơ quan thuế, xếp hàng chờ đến lượt được nộp tờ khai. Người nộp thuế hiện nay có thể thực hiện nghĩa vụ 24/24 h trong ngày, có thể nộp cả thứ 7, chủ nhật, đảm bảo đúng hạn kê khai của doanh nghiệp. Hệ thống này còn giúp doanh nghiệp trong trường hợp đại diện pháp lý của doanh nghiệp đi vắng thì vẫn có thể tự ký và nộp tờ khai thông qua việc kê khai thuế qua mạng hoặc có thể giao lại việc quản lý chữ ký điện tử cho người được tin cậy để ký và nộp tờ khai. Việc sử dụng ứng dụng nộp hồ sơ khai thuế qua mạng còn giúp cho đơn vị giảm được chi phí in ấn, tất cả các dữ liệu được xử lý thông qua mạng Internet.

Hiện nay ứng dụng này đã được triển khai thí điểm tại các cơ quan Thuế Tp.Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Hà Nội, Đồng Nai, Đà Nẵng tại một số các doanh nghiệp tuân thủ tốt nghĩa vụ nộp Thuế. Sau khi triển khai thí điểm, hệ thống sẽ được nâng cấp và thực hiện triển khai mở rộng trên cả nước.

Hệ thống hỗ trợ người nộp thuế qua điện thoại - Contact center cũng đang trong giai đoạn xây dựng các chức năng nghiệp vụ, dự kiến sẽ triển khai tại Tổng cục thuế trong năm 2010. Khi đó người nộp thuế sẽ có thêm một kênh thông tin trong giao tiếp với cơ quan Thuế. Còn ngành thuế sẽ được giảm tải đáng kể cho công tác hỗ trợ hàng triệu người nộp Thuế (bài toán nhân lực lớn của ngành Thuế), đặc biệt khi luật Thuế TNCN có hiệu lực.

Những hiệu quả từ ứng dụng CNTT đem lại

Trên cơ sở áp dụng cải tiến các quy trình nghiệp vụ, từ đó thực hiện việc áp dụng CNTT vào công tác quản lý, điều hành công việc đã đem lại những hiệu quả rất rõ nét trong công tác của ngành thuế năm qua:

- Quy định rõ từng bước công việc với thời hạn xử lý rõ ràng và gắn với nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi trong việc chuẩn hóa các chức năng, luồng công việc để có thể phát triển ứng dụng tin học hỗ trợ tốt cho xử lý thông tin trợ giúp cán bộ xử lý công việc nhanh và hiệu quả hơn. Xác định rõ từng khâu trong tiến trình xử lý nghiệp vụ được tin học hóa như các khâu nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu, khai thác và phân tích dữ liệu phục vụ cho từng chức năng quản lý của ngành Thuế.

- Tập trung dữ liệu trong từng cơ quan Thuế để chia sẻ thông tin phục vụ chung cho các khâu quản lý thuế thay cho việc quản lý thủ công, ghi chép trong sổ tay của từng cán bộ như trước đây. Việc quản lý thông tin tập trung và chia xẻ thông tin đã tạo điều kiện tốt cho việc chỉ đạo, điều hành, đồng thời kiểm soát chặt chẽ được kết quả công việc và quản lý cán bộ, hạn chế tiêu cực trong việc quản lý thu thuế. Ví dụ: việc công khai hóa thông tin thu thuế, nợ thuế của từng đơn vị/cán bộ thuế đã giúp các đơn vị/cán bộ tự đối chiếu để phấn đấu giảm nợ, tăng thu thuế.

- Giảm đáng kể thời gian xử lý công việc nhiều. Thời gian xử lý tờ khai, cân đối số thu – nộp và xác định số thuế còn nợ của từng người nộp thuế giảm hàng chục lần so với quy trình xử lý thủ công trên sổ sách trước đây. Cụ thể: sau khi ứng dụng CNTT, cơ quan Thuế có thể nắm được số thuế phải nộp, đã nộp, còn nợ hàng ngày, thay bằng việc kết sổ cuối tháng như trước đây.

- Cải tiến thủ tục hành chính thuế: hỗ trợ việc xử lý nhận trả hồ sơ thuế tại các bộ phận “Một cửa” nhanh chóng hơn. Toàn bộ quá trình nhận – phân công xử lý – xử lý và trả kết quả cho người nộp thuế được quản lý tự động trên hệ thống máy tính đã giúp lãnh đạo cơ quan Thuế kiểm soát được số hồ sơ thuế đang xử lý đúng thời hạn, trễ thời hạn để chỉ đạo đôn đốc thực hiện.

- Ứng dụng CNTT đã trợ giúp việc minh bạch hóa thông tin, chính sách, chế độ, quy trình quản lý thuế thông qua Trang thông tin điện tử ngành thuế (www.gdt.gov.vn), cung cấp một số thông tin cơ bản và tình trạng hoạt động của các doanh nghiệp trên Internet.

- Quy trình nghiệp vụ đã gắn yêu cầu khai thác thông tin trên mạng máy tính với chức trách xử lý công việc của từng cán bộ thuế nên đã tăng hiệu quả xử lý công việc.

- Giảm nhân lực trong các khâu xử lý công việc sự vụ đơn thuần như nhập dữ liệu, tổng hợp thông tin, báo cáo. Ngành Thuế đã triển khai các ứng dụng nhập tờ khai thuế sử dụng công nghệ mã vạch 2 chiều và kết nối mạng trao đổi thông tin với Kho Bạc, Ngân hàng nên đã giảm tới 80% nhân lực nhập dữ liệu tờ khai/chứng từ thuế.

Ứng dụng CNTT vào ngành Thuế là tạo cầu nối giữa cơ quan Thuế và người nộp Thuế, nên khi triển khai Thuế điện tử chắc chắn phải có sự gắn kết giữa cơ quan Thế và người nộp thuế thì việc triển khai mới có thể thành công được. Năm 2010, theo lộ trình chiến lược cải cách hiện đại hóa ngành Thuế, ngành Thuế sẽ tiếp đẩy mạnh xây dựng hệ thống ứng dụng CNTT ngành Thuế, không chỉ đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn mà còn ngày càng tạo sự thuận lợi, gần gũi hoan giữa cơ quan Thuế và người nộp Thuế.

(Nguyễn Kiều Linh, Tổng Cục Thuế)