Kế toán chi phí bảo hành sản phẩm theo Thông tư 200

Bảo hành sản phẩm là việc khá phổ biến trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, hình thức bảo hành tại các doanh nghiệp khá đa dạng.

Bài viết này sẽ làm rõ cách kế toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá theo các quy định hiện hành của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Các sản phẩm có thời gian sử dụng lâu dài như ô tô, xe máy, máy tính, điện thoại,… được bán ra đi kèm với điều kiện bảo hành. Trong thời hạn bảo hành của sản phẩm nếu xảy ra hư hỏng thì người bán sẽ thực hiện sửa chữa hoặc đổi mới sản phẩm cho người mua. Theo nghiên cứu gần đây thì chi phí bảo hành sản phẩm bằng khoảng 1,4% – 11% lợi nhuận của công ty. Các khoản nợ về bảo hành sản phẩm không chỉ là công cụ để bảo hiểm, dự phòng rủi ro mà nó còn truyền tải tín hiệu về kết quả trong tương lai của công ty, và nó là công cụ để các nhà quản lý thực hiện các hành vi quản trị lợi nhuận.

Khoảng thời gian liên quan đến việc bảo hành có thể dàn trải ra hai kỳ kế toán hoặc nhiều hơn. Theo nguyên tắc phù hợp thì công ty cần ghi nhận chi phí bảo hành trong kỳ thực hiện bán hàng. Có ba phương pháp để kế toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: (1) Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích; (2) Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh; và (3) Phương pháp bán riêng bảo hành.

Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích

Theo phương pháp dồn tích, công ty ghi nhận chi phí bảo hành và khoản nợ ước tính cho việc thực hiện bảo hành trong tương lai vào kỳ bán hàng. Phương pháp này dựa trên giả định rằng công ty đưa ra chính sách bảo hành để thúc đẩy doanh số, và do đó chi phí bảo hành ước tính cần được ghi nhận để phù hợp với các khoản doanh thu này.

Phương pháp bán khoản bảo hành

Nhiều công ty bán khoản gia hạn bảo hành ngoài thời hạn bảo hành cơ bản. Chẳng hạn các công ty xe hơi hay công ty sản xuất máy tính có thể bán khoản gia hạn bảo hành 1 năm hoặc 2 năm với một số tiền nhất định, và thông thường khoản gia hạn bảo hành này nếu khách hàng mua ngay khi mua sản phẩm thì giá sẽ thấp hơn khi mua khoản gia hạn bảo hành sau đó. Trong trường hợp khi bán sản phẩm, hàng hoá mà có kèm thêm bán khoản gia hạn bảo hành thì công ty áp dụng phương pháp bán khoản bảo hành và ghi nhận riêng rẽ doanh thu của sản phẩm, hàng hoá và khoản gia hạn bảo hành.

Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh

Theo phương pháp tiền mặt có điều chỉnh, công ty ghi nhận chi phí bảo hành là chi phí trong kỳ phát sinh việc sửa chữa sản phẩm phải bảo hành. Như vậy phương pháp này ghi nhận chi phí bảo hành vào chi phí của kỳ sửa chữa chứ không phải kỳ thực hiện bán hàng. Do vậy phương pháp này không tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Như vậy theo nguyên lý kế toán thì phương pháp này là không hợp lý. Trong thực hành kế toán thì phương pháp này có thể được áp dụng trong các trường hợp:

Đứng trên quan điểm lợi ích/chi phí, khi thời gian bảo hành tương đối ngắn thì việc trích trước chi phí bảo hành ước tính là không cần thiết. Chẳng hạn cửa hàngA bán điện thoại thông minh đã qua sử dụng áp dụng thời gian bảo hành là 1 tháng cho tất cả các sản phẩm bán ra. Vì thời gian bảo hành tương đối ngắn nên nghĩa vụ nợ bảo hành tại thời điểm lập báo cáo không lớn, công ty không cần thiết phải trích trước chi phí bảo hành khi bán hàng mà hạch toán vào chi phí khi phát sinh.

Khi phát sinh chi phí bảo hành, kế toán ghi:

Nợ TK 641

Có TK 152, 334,111,…

Công ty không thể ước tính một cách đáng tin cậy về giá trị nghĩa vụ bảo hành tại thời điểm bán hàng. Giả sử công ty B mới đi vào hoạt động từ 1/1/2015, công ty sản xuất một loại sản phẩm mới và bán chúng với thời hạn bảo hành là 1 năm. Tuy nhiên công ty không có các thông tin đáng tin cậy để ước tính về giá trị của nghĩa vụ bảo hành phát sinh. Trong trường hợp này công ty không trích trước chi phí bảo hành khi bán hàng mà hạch toán vào chi phí khi thực sự phát sinh chi phí bảo hành.

Như vậy có ba phương pháp khác nhau để kế toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: (1) Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích; (2) Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh; và (3) Phương pháp bán riêng bảo hành. Việc lựa chọn phương pháp nào phù hợp là tuỳ thuộc vào bản chất của khoản bảo hành (bảo hành tiêu chuẩn – bảo hành gốc hay bảo hành gia hạn) và thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.

Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh rất đơn giản nhưng chỉ phù hợp với các sản phẩm có thời gian bảo hành ngắn hoặc khi không thể ước tính một cách đáng tin cậy vệ độ lớn của nghĩa vụ bảo hành.

Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán và theo đó, chi phí bảo hành được ghi nhận vào chi phí của kỳ bán hàng thông qua việc trích trước.

Phương pháp bán khoản bảo hành được áp dụng khi khoản bảo hành được bán thêm ngoài khoản bảo hành tiêu chuẩn, và khi đó công ty sẽ hoãn lại khoản doanh thu dịch vụ bảo hành bán thêm để ghi nhận vào kỳ mà dịch vụ bảo hành này được thực hiện.

>>>> Tham khảo thêm Lớp học kê khai thuế

>>>> Tham khảo thêm Lớp học kế toán trưởng doanh nghiệp