Cách xử lý hàng bán bị trả lại và cách viết hóa đơn trả lại hàng

Hóa đơn hàng bán trả lại được lập khi doanh nghiệp bạn là người mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán có những cách lập hóa đơn trả lại hàng như sau:

- Trường hợp người mua là công ty có khả năng xuất hóa đơn trả lại hàng: Khi đó người mua hàng sẽ lập hóa đơn trả lại hàng cho bên bán, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT.

- Trường hợp người mua là cá nhân không có khả năng xuất lại hóa đơn: Khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn) đã lập trước đó, lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.

( Theo điểm 2.8 phụ lục 4 TT 39/2014/TT-BTC )

1. Xử lý trường hợp người mua là công ty có khả năng xuất hóa đơn trả lại hàng:

Khi bán hàng: công ty bán đã xuất hóa đơn giao cho công ty mua

Khi muốn trả lại hàng: bên mua sẽ xuất hóa đơn (cho số hàng được trả lại: có thể trả lại 1 phần hoặc trả tất số hàng đã mua) để trả lại hàng cho công ty bán. Trên hóa đơn ghi rõ lý do trả lại hàng.

2. Xử lý trường hợp người mua là cá nhân không có khả năng xuất lại hóa đơn:

- Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa Công ty áp dụng theo hướng dẫn tại điểm 2.8 Phụ lục 4 về hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ đối với một số trường hợp (Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC), cụ thể:

+ Đối với trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa:

Khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

+ Đối với trường hợp trả lại một phần hàng hóa:

Sau khi lập biên bản thu hồi hóa đơn như trên và nhận số hàng bị trả lại, bên bán lập hóa đơn mới cho hàng hóa thực tế bên mua chấp nhận theo quy định.

- Trường hợp Công ty đã kê khai thuế của hóa đơn đầu ra, sau đó người mua trả lại toàn bộ hay một phần hàng và hóa đơn GTGT thì hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn của hàng hóa bị trả lại, lưu giữ hóa đơn tại người bán. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do trả lại hàng hóa và các thỏa thuận bồi thường giữa hai bên (nếu có). Căn cứ vào hóa đơn người bán trả lại, Công ty thực hiện điều chỉnh giảm doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT và thuế GTGT đầu ra trên tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT. Trường hợp kê khai không đúng theo quy định, Công ty thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 10 Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

Chú ý thêm: Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn GTGT, còn bên mua (bên trả lại hàng) sử dụng hóa đơn trực tiếp: Xử lý như TH cá nhân không có khả năng xuất lại hóa đơn

(Theo Công văn số 84288/CT-HTr ngày 29/12/2015 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế trả lời vướng mắc liên quan đến cách xử lý hóa đơn khi người mua trả lại hàng hóa)