Theo đó, từ 26/4/2010, tổ chức chi trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có khấu trừ thuế TNCN được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế khi có yêu cầu nếu thỏa mãn 4 điều kiện gồm: Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật; Đã đăng ký thuế và có mã số thuế; Có đầy đủ trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ; Trong thời gian 1 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 2 lần trở lên.
Đã có mẫu chuẩn
Nội dung chứng từ khấu trừ phải có đủ 19 chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ chuẩn. Chứng từ khấu trừ phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 2 chữ cái và năm in. Ví dụ: AA, AB; AA/2010T; AA là ký hiệu; 2010 là năm phát hành chứng từ; T là chứng từ tự in. Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 7 chữ số trong 1 ký hiệu.
Mỗi số chứng từ khấu trừ gồm 2 liên: Liên 1 - Lưu tại tổ chức chi trả thu nhập; Liên 2 - Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế.
Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ. Trường hợp, tổ chức chi trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.
Làm xong thủ tục trong 10 ngày
Về thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in, tổ chức chi trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức trả thu nhập đóng trụ sở chính 4 loại giấy tờ sau: Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu); Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Thông tư này; Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức chi trả thu nhập; Thuyết minh về giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.
Cơ quan thuế nhận hồ sơ hợp lệ của tổ chức chi trả thu nhập đăng ký được sử dụng chứng từ khấu trừ tự in, trong vòng 5 ngày (ngày làm việc) có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của tổ chức chi trả, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ. Trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức chi trả thu nhập biết.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đựơc thông báo chấp thuận của Cục thuế tỉnh, thành phố, tổ chức trả thu nhập phải gửi thông báo lưu hành (kèm theo mẫu chứng từ khấu trừ) cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức chi trả thu nhập và phải thông báo phát hành tại trụ sở làm việc của đơn vị. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, hoa văn, logo của mẫu chứng từ khấu trừ.
Sau đó, cơ quan thuế quản lý mở sổ theo dõi tổ chức đăng ký lưu hành mẫu chứng từ khấu trừ tự in.
Lưu ý khi kê khai sử dụng chứng từ khấu trừ tự in
Hàng tháng, tổ chức chi trả được sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy vi tính phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ theo quy định tại Quyết định số 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nộp cơ quan quản lý thuế trực tiếp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau. Trường hợp kê khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quý thì nộp cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý.
Tổ chức chi trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ trong thời hạn chậm nhất là 5 ngày làm việc, kể từ khi có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.
